Intercambios de turno

Un intercambio de turno permite que dos empleados se cambien el turno de un día específico. Lo pide un empleado desde la aplicación móvil, lo acepta un compañero y, por último, lo aprueba o rechaza un administrador desde la web.

Habilitar los intercambios

Los empleados solo pueden pedir intercambios si la organización lo habilita. Para eso, se ingresa a Configuración > Organización, se elige la vista Parámetros y se activa la opción Intercambio de turnos desde la app.

Si se desactiva la opción mientras hay intercambios pendientes, el sistema pide confirmación y esos intercambios pendientes se eliminan definitivamente.

Cómo funciona

1. El empleado pide el intercambio. Desde la app, en uno de sus próximos turnos, elige Intercambiar, marca los turnos que podría hacer en su lugar, escribe el motivo y pulsa Solicitar intercambio.
2. Un compañero lo acepta. Los compañeros que tienen alguno de esos turnos reciben una notificación en la app y pueden aceptar el intercambio.
3. Un administrador lo revisa. Una vez aceptado, el intercambio queda pendiente de aprobación en la web.

Solo se pueden intercambiar turnos fijos, y la app ofrece la opción en los turnos de días futuros. Los turnos que se ofrecen como alternativa son los de compañeros de la misma área que trabajan ese día de la semana, tienen la misma duración y no se superponen en horario con el turno del empleado que pide el cambio.

Revisar los intercambios

Las solicitudes se ven en la opción Intercambios del menú, dentro del grupo Turnos. La pantalla tiene dos vistas:

• Pendientes: las solicitudes que todavía no fueron aceptadas por un compañero ("Esperando intercambio...") y las que ya fueron aceptadas y esperan la aprobación de un administrador.
• Revisadas: las solicitudes aprobadas o rechazadas. Se pueden filtrar por fechas; por defecto muestra los últimos 30 días.

Cada solicitud muestra el día, el motivo, los dos empleados con sus turnos y un gráfico de las 24 horas con el horario de cada turno.

Para las solicitudes que esperan aprobación, hay dos botones:

• Aprobar: concreta el intercambio.
• Rechazar: pide confirmación y permite dejar un comentario para el empleado.

Las solicitudes que todavía esperan que un compañero las acepte no se pueden aprobar ni rechazar.

En las solicitudes revisadas, mientras los intercambios estén habilitados, se puede usar Deshacer revisión para que vuelvan a quedar pendientes de aprobación.

Qué pasa al aprobar un intercambio

Al aprobar, el sistema hace dos cosas para ese día:

• Crea un turno particular para cada empleado con el horario del turno del otro, con el nombre del turno seguido de "(Cambio de turno)".
• Registra un justificativo aprobado, con el motivo "Cambio de turno", para el turno original de cada empleado, de modo que la ausencia a ese turno quede justificada en el control de fichadas.

Si después se rechaza o se deshace la revisión de un intercambio aprobado, esos turnos particulares se eliminan.

Los empleados ven el resultado de su solicitud en la app: aprobada, rechazada (con el comentario del administrador, si lo dejó) o pendiente.