TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y CONTRATACIÓN DE PRAESENTI

1. IDENTIFICACIÓN Y ALCANCE

Estos Términos regulan el acceso, contratación y uso de Praesenti, una solución de software como servicio provista por DPS SOFTWARE S.R.L., CUIT 30-71606570-3, con domicilio en San Isidro Labrador 1250, Jáuregui, CP 6706, Provincia de Buenos Aires, Argentina (“DPS Software”). Praesenti permite que una persona humana cree una cuenta individual (“Usuario con Cuenta”) y, desde ella, cree o integre uno o más espacios de gestión independientes (“Organizaciones”). La Organización es una estructura funcional dentro del Servicio y no implica por sí sola que exista una persona jurídica distinta ni un contrato firmado por separado. El Usuario con Cuenta que crea una Organización o recibe su titularidad es su “Owner”. El Owner administra la suscripción y dispone de las facultades de mayor alcance que permita el Servicio. Si utiliza Praesenti por cuenta de una persona humana o jurídica, declara contar con autorización suficiente para aceptar estos Términos y obligarla. A estos efectos, “Cliente” es quien utiliza o contrata el Servicio por cuenta propia o la persona o entidad por cuya cuenta actúa el Owner, según corresponda. Una misma cuenta puede ser Owner de una Organización, administrador o titular de un rol configurable en otra y, a la vez, figurar como empleado, contratista u otra persona vinculada en una tercera. Cada condición, permiso y acceso se asigna separadamente en cada Organización: no se transfiere entre ellas ni implica representación legal. Los administradores y demás roles actúan dentro de los permisos parametrizados por el Cliente. Las personas registradas para fichar o ser administradas dentro de una Organización (“Personas Vinculadas”) pueden no tener un Usuario con Cuenta. Vincular una aplicación, un dispositivo o una referencia facial no crea una cuenta ni credenciales. Los Usuarios con Cuenta y las Personas Vinculadas se denominan conjuntamente “Usuarios” sólo cuando una disposición resulte aplicable a ambos.

2. DOCUMENTOS Y ACEPTACIÓN

Integran la relación estos Términos, la Política de Privacidad, la oferta o plan contratado y cualquier acuerdo particular firmado por DPS Software y el Cliente. Ante contradicción, prevalece el acuerdo particular negociado, luego la oferta aceptada y finalmente estos Términos. La creación de una cuenta, la contratación de un plan o la utilización del Servicio implica la aceptación de los documentos aplicables por el Usuario con Cuenta. Cuando el Owner actúa por un Cliente distinto de sí mismo, su aceptación se realiza en representación de éste. La aceptación por un administrador u otro rol alcanza su propio uso, pero no le atribuye titularidad ni facultades de representación que no posea. La habilitación del reconocimiento facial no reemplaza el consentimiento individual que corresponda obtener de cada persona. Las Personas Vinculadas pueden no contar con contraseña, cuenta individual ni canal de contacto directo con DPS Software. El hecho de que una misma persona tenga un Usuario con Cuenta por su participación en otra Organización no autoriza a DPS Software a asociar ambos contextos, trasladar permisos, mezclar datos ni utilizar ese canal para notificaciones relativas a la Organización en la que sólo figura como Persona Vinculada. El Cliente, por medio del Owner y de los Usuarios con Cuenta autorizados, es el canal de comunicación con esas personas y debe mantener actualizados los datos de contacto de la Organización; poner a disposición los Términos, la Política de Privacidad y sus actualizaciones cuando correspondan; comunicar oportunamente las modificaciones relevantes; y obtener y conservar las aceptaciones o consentimientos exigibles. La publicación de documentos por DPS Software no reemplaza esas obligaciones del Cliente.

3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

Según el plan, versión y configuración, Praesenti puede permitir la administración de organizaciones, personas, áreas, categorías, permisos y Terminales; la creación y consulta de turnos, horarios y calendarios; solicitudes de intercambio; carga y revisión de ausencias, justificaciones y archivos; envío de notificaciones; registro y corrección de fichadas; generación de reportes y exportaciones; y modalidades de fichada como QR dinámico y reconocimiento facial. Las funciones, límites, historial disponible, cantidad de personas o Terminales y canales de soporte pueden variar por plan. Las modalidades de fichada se configuran por empleado y por Terminal; no existe necesariamente una desactivación global de QR para toda la Organización. Praesenti es una herramienta de apoyo y no sustituye obligaciones laborales, contables, fiscales, sindicales, de seguridad o de protección de datos del Cliente. DPS Software no determina jornadas, remuneraciones, sanciones ni despidos y no brinda asesoramiento legal o laboral. Usuarios autorizados pueden corregir fichadas y Praesenti mantiene trazabilidad conforme a la funcionalidad disponible. El Cliente debe revisar permisos, cambios, reportes y exportaciones necesarios para su actividad.

4. CUENTAS, ROLES Y SEGURIDAD

Cada Usuario con Cuenta debe proporcionar información exacta, mantenerla actualizada y proteger sus credenciales y dispositivos. El Cliente, por medio del Owner, debe identificar correctamente a la persona o entidad por cuya cuenta se utiliza Praesenti y administrar integrantes, roles y permisos de la Organización. El Owner gestiona la suscripción y las facultades de mayor alcance disponibles; los administradores y demás roles sólo poseen los permisos parametrizados en esa Organización. El Cliente responde por las operaciones realizadas desde sus cuentas y roles autorizados, salvo falla de seguridad imputable a DPS Software. El Cliente debe revocar en cada Organización los accesos de quienes hayan sido desvinculados, mantener las Terminales bajo control y notificar sin demora cualquier uso no autorizado. La revocación de un rol o acceso en una Organización no elimina la cuenta individual ni altera los roles que esa persona tenga legítimamente en otras Organizaciones. DPS Software puede requerir verificaciones razonables de identidad, representación o titularidad.

5. DATOS DEL CLIENTE Y RESPONSABILIDADES

Respecto de los datos de empleados, contratistas y demás Personas Vinculadas, el Cliente —ya sea el Owner actuando por cuenta propia o la persona o entidad por cuya cuenta éste actúa— determina los fines y medios esenciales y actúa como responsable del tratamiento. El Owner, los administradores y los demás roles intervienen como usuarios autorizados dentro de cada Organización y no se convierten, por ese solo rol, en responsables separados. DPS Software procesa esos datos como encargado para prestar, mantener, asegurar y soportar el Servicio, sin perjuicio de sus tratamientos propios vinculados con cuentas, contratación, facturación, prevención de fraude y soporte. El Cliente debe contar con una base jurídica válida; informar previamente a las personas; respetar la Ley 25.326, la Ley 20.744, convenios colectivos y demás normas aplicables; limitar accesos; mantener datos exactos; atender derechos de los titulares; y evitar decisiones laborales adversas basadas únicamente en un resultado automatizado. Las justificaciones y archivos cargados por el Cliente o sus Usuarios pueden contener información sensible, incluidos datos de salud. El Cliente debe solicitar únicamente lo necesario, definir quién puede acceder, establecer su conservación y evitar cargas excesivas o ajenas a la finalidad laboral informada. DPS Software puede solicitar evidencia razonable de cumplimiento y suspender una configuración cuando exista riesgo legal, de seguridad o para derechos de terceros.

6. RECONOCIMIENTO FACIAL

6.1. Configuración y finalidad

El reconocimiento facial es una modalidad de fichada habilitable por empleado y por Terminal. Se utiliza exclusivamente para verificar identidad y registrar o rechazar una fichada. No debe emplearse para vigilancia general, seguimiento ajeno a la asistencia, inferencia de atributos, investigación criminal ni identificación entre Clientes. El Cliente debe determinar la licitud de la modalidad, brindar la información laboral y de privacidad correspondiente y mantener una modalidad no biométrica cuando resulte necesaria para que el consentimiento sea válido o lo exija la normativa aplicable.

6.2. Información y aceptación

Antes de iniciar el enrolamiento, Praesenti muestra un texto que vincula la selección de “Iniciar verificación” con la lectura de estos Términos y de la Política de Privacidad y con el consentimiento para tratar datos biométricos con la finalidad indicada. DPS Software debe registrar la persona, la Organización, fecha y hora, versión de los documentos y acción afirmativa. El Cliente, por medio del Owner o de los Usuarios con Cuenta autorizados, debe conservar cualquier información o consentimiento adicional exigido por la relación laboral. La aceptación de estos Términos por el Owner, un administrador u otro rol no autoriza automáticamente el tratamiento biométrico de todas las Personas Vinculadas.

6.3. Enrolamiento

Durante el enrolamiento se realiza una prueba de vivacidad. El enrolamiento puede efectuarse directamente en el dispositivo de un Usuario con Cuenta que tenga los permisos necesarios o mediante un enlace compartido con la Persona Vinculada por correo electrónico, WhatsApp u otro canal elegido por el Cliente. En este último caso, una imagen del registro se almacena temporalmente por medio de un proveedor de infraestructura cloud y queda visible para los Usuarios con Cuenta que posean el permiso de validación, exclusivamente para comprobar la identidad y aprobar o rechazar el enrolamiento. La imagen se elimina al adoptar cualquiera de esas decisiones. En el enrolamiento directo, Praesenti no conserva una imagen de enrolamiento. Como resultado del enrolamiento se genera una referencia biométrica para identificar a la persona dentro de su Organización. Las referencias permanecen segregadas por Organización y no se realizan comparaciones entre distintos Clientes.

6.4. Fichada, precisión y revisión

Al fichar se toma una imagen y se aplican controles destinados a reducir intentos de suplantación. La imagen se procesa mediante un proveedor especializado para compararla únicamente con las referencias faciales habilitadas dentro de la misma Organización. Praesenti no conserva esa imagen después del procesamiento como registro ordinario. La tecnología es probabilística y puede producir falsos positivos o negativos por iluminación, ángulo, cámara, conectividad, cambios físicos o suplantaciones. La prueba de vivacidad se realiza durante el enrolamiento; las fichadas utilizan otros controles antifraude que no eliminan por completo la posibilidad de suplantación. El sistema puede permitir nuevos intentos y cualquier consecuencia laboral debe ser revisada por una persona autorizada del Cliente.

6.5. Menores, retiro y eliminación

El Cliente no debe habilitar reconocimiento facial para menores de dieciocho años. Praesenti no recopila necesariamente la edad, por lo que la verificación corresponde al Cliente. Cuando una persona retira su consentimiento o el Cliente deshabilita la función, se elimina su referencia facial activa del proveedor especializado. La desvinculación no elimina automáticamente fichadas, auditorías o logs que pertenecen a la Organización. La eliminación de la Organización activa la eliminación de sus datos operativos según el flujo vigente, sin perjuicio de información que deba conservarse por obligación legal.

7. PRUEBA, PLANES Y PRECIOS

La oferta comercial, el checkout o una cotización determinan funciones, límites, moneda, periodicidad y precio. Los valores publicados en pesos pueden ser orientativos. Cuando un proveedor externo procesa el cobro, éste puede efectuarse en dólares estadounidenses y el emisor, procesador o autoridad fiscal puede aplicar conversión, impuestos, percepciones, retenciones o cargos adicionales. Los planes pagos estándar incluyen una prueba gratuita de catorce días, salvo que se informe otra condición. Puede requerirse un medio de pago. Si el Owner o un Usuario con Cuenta autorizado no cancela antes de finalizar la prueba, el plan se convierte automáticamente en pago y se realiza el cargo correspondiente al Cliente. Los planes pueden contratarse mensual o anualmente y se renuevan automáticamente por períodos iguales hasta su cancelación. Los cambios de precio se comunicarán con antelación razonable y se aplicarán a una renovación posterior.

8. FACTURACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN

El Cliente, por medio del Owner o de un Usuario con Cuenta autorizado para administrar la suscripción, autoriza los cargos recurrentes del plan elegido y debe abonar importes, impuestos y cargos informados o legalmente aplicables. Ante un rechazo pueden realizarse varios intentos de cobro. Si persiste, DPS Software puede limitar o suspender el Servicio, normalmente después de una notificación razonable al contacto registrado para la Organización. Los períodos iniciados no son reembolsables, salvo error de cobro, incumplimiento sustancial imputable a DPS Software o norma imperativa. Los aumentos de plan pueden aplicarse de inmediato con el ajuste informado; las reducciones rigen desde la siguiente renovación. El Cliente, por medio del Owner o de un Usuario con Cuenta autorizado para administrar la suscripción, puede cancelar en cualquier momento. La baja del plan rige al finalizar el período abonado, salvo norma o acuerdo distinto. Mientras la Organización permanezca activa, los Usuarios con permiso suficiente pueden exportar fichadas desde Dashboard > Fichadas dentro del historial disponible para el plan. La cancelación de una renovación y la eliminación de una Organización son operaciones distintas. La eliminación de la Organización suprime sus datos operativos conforme a la Política de Privacidad. DPS Software puede conservar información fiscal, contractual o necesaria para defensa durante los plazos legales.

9. SOPORTE

Praesenti ofrece soporte por tickets y WhatsApp al +54 9 11 2522-7772, de 9:00 a 17:00 hora argentina en días hábiles, salvo cobertura específica del plan. Los tiempos publicados son objetivos de primera respuesta y no de resolución, salvo pacto expreso. Puede utilizarse [email protected] para soporte. Las notificaciones legales, privacidad contractual y contacto con DPS Software deben dirigirse a [email protected].

10. DISPONIBILIDAD Y CAMBIOS

DPS Software procurará mantener el Servicio disponible con diligencia profesional, pero no garantiza funcionamiento ininterrumpido o libre de errores. Puede haber mantenimientos, fallas de conectividad, dispositivos, proveedores cloud o causas fuera de su control razonable. DPS Software puede mejorar, sustituir o discontinuar funciones. Una reducción sustancial de una función principal de un plan pago se notificará razonablemente y permitirá cancelar antes de la renovación. Las medidas urgentes de seguridad o cumplimiento pueden aplicarse de inmediato.

11. PROPIEDAD INTELECTUAL

DPS Software y sus licenciantes conservan los derechos sobre software, diseño, marcas, documentación y mejoras. Durante la vigencia del plan, el Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para uso interno conforme a estos Términos. El Cliente conserva sus derechos sobre los datos que incorpora y autoriza su tratamiento para prestar el Servicio. DPS Software no vende ni alquila datos biométricos y no los utiliza directamente para publicidad.

12. PROVEEDORES Y TRANSFERENCIAS

Praesenti utiliza proveedores necesarios para operar, incluidas categorías de proveedores especializados en comparación biométrica y prueba de vivacidad, infraestructura y almacenamiento cloud, procesamiento de pagos, comunicaciones y soporte, conforme a la Política de Privacidad. El reconocimiento facial puede implicar tratamiento de datos en Estados Unidos. El Cliente reconoce que su funcionamiento involucra transferencias internacionales. DPS Software y el Cliente deben implementar la información, autorizaciones y salvaguardas que exijan la Ley 25.326, el Decreto 1558/2001 y la normativa de la AAIP. Los proveedores se rigen también por sus condiciones. DPS Software selecciona proveedores con diligencia, limita la información a lo necesario y responde por sus propias obligaciones, sin asumir responsabilidad por instrucciones ilícitas del Cliente o servicios contratados directamente por éste.

13. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD

La Política de Privacidad describe categorías de datos, finalidades, destinatarios, transferencias, conservación y derechos. DPS Software aplica medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo, destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y a restringir su acceso. Ningún sistema es absolutamente seguro. Cada parte debe proteger la información no pública, utilizarla sólo para ejecutar la relación y limitar su divulgación a personas que necesiten conocerla, proveedores sujetos a obligaciones apropiadas o autoridades competentes. DPS Software informará sin demora indebida al Cliente después de confirmar un incidente material relacionado con Datos del Cliente y cooperará según la información disponible y su rol. El Cliente debe informar incidentes de sus cuentas, dispositivos o Terminales.

14. USO ACEPTABLE

Se prohíbe usar Praesenti contra normas laborales, de privacidad o no discriminación; cargar datos sin derecho; alterar registros sin autorización; cruzar colecciones; probar vulnerabilidades sin autorización; distribuir malware; revender o descompilar fuera de lo permitido; o tratar un resultado facial como prueba concluyente de fraude o ausencia. DPS Software puede investigar indicios razonables y adoptar medidas proporcionales para proteger personas, datos y sistemas.

15. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN

DPS Software puede suspender por falta de pago, uso ilícito, riesgo grave, incumplimiento material o requerimiento de autoridad. Cuando sea razonablemente posible, notificará y permitirá subsanar; puede actuar inmediatamente ante fraude, abuso o riesgo urgente. Al terminar cesa la licencia. La exportación, conservación y eliminación se rigen por estos Términos y la Política de Privacidad.

16. GARANTÍAS

DPS Software prestará el Servicio con diligencia profesional razonable y conforme a su descripción. Ante un incumplimiento sustancial imputable procurará corregirlo; si no puede, el Cliente podrá terminar el servicio afectado y reclamar, cuando corresponda, el importe proporcional no utilizado. Salvo garantías expresas y normas imperativas, Praesenti se ofrece según disponibilidad. DPS Software no garantiza que el reconocimiento sea infalible, que todo dispositivo sea compatible ni que el Servicio satisfaga requisitos que el Cliente no haya informado.

17. RESPONSABILIDAD

Cada parte responde por daños directos causados por un incumplimiento imputable y probado. Entre empresas, salvo dolo, culpa grave, confidencialidad, propiedad intelectual, incumplimientos de datos atribuibles, daños personales o supuestos no limitables, la responsabilidad total acumulada de DPS Software no excederá el importe neto pagado durante los doce meses anteriores al hecho. En la máxima medida permitida, ninguna parte responde frente a la otra por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño indirecto o pérdida de datos evitable mediante respaldos razonables, salvo que la exclusión sea legalmente inválida. El Cliente responde por sus decisiones laborales, configuración, datos y legalidad de sus instrucciones. DPS Software responde por sus propios actos, omisiones y obligaciones como prestador o encargado. Nada excluye responsabilidad en los supuestos prohibidos por el Código Civil y Comercial, la Ley 24.240 u otras normas imperativas.

18. INDEMNIDAD

Entre empresas, el Cliente mantendrá indemne a DPS Software frente a reclamos de terceros derivados de datos cargados sin derecho, instrucciones ilícitas, uso laboral discriminatorio, falta de información o consentimiento exigible, o incumplimiento legal atribuible al Cliente. No comprende daños imputables a DPS Software.

19. CAMBIOS

DPS Software puede modificar estos Términos por cambios legales, técnicos, de seguridad o comerciales y mantendrá disponible la versión vigente. Los cambios materiales se comunicarán al Owner mediante los datos de contacto asociados a la Organización afectada, el panel administrativo u otro medio contractual razonable. También podrán comunicarse a los Usuarios con Cuenta que tengan permisos administrativos en esa Organización. El Cliente, por medio del Owner o de los Usuarios con Cuenta a quienes asigne esa función, debe trasladar oportunamente esas modificaciones a las Personas Vinculadas y obtener y conservar una nueva aceptación o consentimiento cuando resulte exigible, antes de continuar el tratamiento o la función afectada. DPS Software no asume el envío de avisos individuales a empleados u otras Personas Vinculadas sin cuenta o canal directo con DPS Software. Que una persona tenga una cuenta por su participación en otra Organización no obliga ni autoriza a DPS Software a utilizarla para comunicaciones relativas a la Organización en la que sólo figura como Persona Vinculada. Todo ello se entiende sin perjuicio de las obligaciones inderogables que legalmente correspondan. Los cambios urgentes exigidos por ley o seguridad pueden aplicarse de inmediato.

20. LEY, JURISDICCIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES

Rigen las leyes argentinas. Entre empresas serán competentes los tribunales ordinarios del domicilio de DPS Software, luego de intentar una solución de buena fe, salvo competencia inderogable o acuerdo escrito. En relaciones de consumo rigen los tribunales y mecanismos legalmente habilitados. La falta de ejercicio no implica renuncia. Una cláusula inválida se limitará sin afectar el resto. No existe sociedad, mandato, relación laboral ni exclusividad entre DPS Software y el Cliente.

21. CONTACTO

DPS SOFTWARE S.R.L. — CUIT 30-71606570-3 San Isidro Labrador 1250, Jáuregui, CP 6706, Provincia de Buenos Aires, Argentina Contacto legal y de privacidad: [email protected] Soporte Praesenti: [email protected] — WhatsApp +54 9 11 2522-7772