POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE PRAESENTI

1. QUIÉN TRATA LOS DATOS

Praesenti es provisto por DPS SOFTWARE S.R.L., CUIT 30-71606570-3, con domicilio en San Isidro Labrador 1250, Jáuregui, CP 6706, Provincia de Buenos Aires, Argentina (“DPS Software”). En esta Política, “Usuario con Cuenta” es la persona humana que crea credenciales para acceder a Praesenti; “Organización” es cada espacio de gestión independiente creado dentro del Servicio; y “Owner” es el Usuario con Cuenta que crea una Organización o recibe su titularidad. La Organización es una estructura funcional y no implica por sí sola la existencia de una persona jurídica distinta. Una misma cuenta puede ser Owner de una Organización, administrador o titular de un rol configurable en otra y, al mismo tiempo, figurar como empleado, contratista u otra persona administrada en una tercera. Los roles, permisos, datos y accesos se determinan separadamente en cada Organización y no se trasladan entre ellas. Ser administrador o tener un rol determinado no implica por sí solo ser Owner ni representante legal. Las personas registradas para fichar o ser administradas dentro de una Organización (“Personas Vinculadas”) pueden no tener un Usuario con Cuenta. Vincular una aplicación, un dispositivo o una referencia facial no crea una cuenta ni credenciales. Que la misma persona posea una cuenta por otra Organización no autoriza a DPS Software a combinar los contextos ni a usar ese canal para comunicaciones laborales de la Organización en la que sólo figura como Persona Vinculada. DPS Software actúa como responsable respecto de los datos necesarios para administrar cuentas, contratación, facturación, prevención de fraude, soporte, seguridad y operación de sus sitios. Respecto de los datos laborales de las Personas Vinculadas, el responsable del tratamiento es el “Cliente”: el Owner cuando utiliza la Organización por cuenta propia, o la persona humana o jurídica por cuya cuenta actúa. DPS Software procesa esos datos como encargado para prestar el Servicio. El Cliente, por medio del Owner y de los Usuarios con Cuenta autorizados, decide las finalidades, configuraciones, permisos y modalidades de fichada; es el principal punto de contacto para solicitudes laborales; debe brindar la información aplicable, comunicar las actualizaciones relevantes y obtener y conservar las aceptaciones o consentimientos exigibles. DPS Software pone los documentos vigentes a disposición y comunica los cambios materiales al Owner o a los contactos administrativos de la Organización, pero no envía avisos individuales a Personas Vinculadas sin un canal directo correspondiente a esa relación, salvo obligación legal inderogable.

2. ALCANCE

Esta Política se aplica a praesenti.app, aplicaciones móviles, paneles, Terminales, soporte y funciones de Praesenti. Complementa los Términos y Condiciones.

3. DATOS QUE PODEMOS TRATAR

Las categorías dependen del plan, la configuración y el uso realizado por cada Organización:

• a. Cuenta y contacto: nombre, correo, teléfono, Organización, rol, credenciales y preferencias.
• b. Contratación y facturación: plan, período, moneda, identificadores de transacción y datos fiscales. Los datos completos de tarjeta son procesados por el proveedor de pagos.
• c. Organización y personal: identificadores, legajo, áreas, categorías, estado de vinculación, permisos y demás campos definidos por la Organización.
• d. Turnos y operación: horarios, calendarios, asignaciones, solicitudes de intercambio, aprobaciones, rechazos y trazabilidad.
• e. Ausencias y justificaciones: fecha, motivo, estado, observaciones y archivos adjuntos. Estos archivos pueden contener datos sensibles, incluidos datos de salud, si la Organización permite o solicita su carga.
• f. Asistencia: fecha y hora, Terminal, modalidad, resultado, correcciones, auditoría y exportaciones. En la fichada facial también se registran dirección IP e identificador del dispositivo; no se incorpora una fotografía como evidencia ordinaria de la fichada.
• g. Notificaciones: preferencias, tokens o identificadores técnicos del dispositivo y estado de entrega.
• h. Dispositivo y seguridad: dirección IP, navegador, sistema, eventos de acceso, errores, intentos y logs. Los logs pueden contener identificadores o nombres y datos de ubicación, IP o dispositivo.
• i. Soporte: tickets, mensajes, archivos y comunicaciones enviados por los Usuarios.
• j. Reconocimiento facial: imagen temporal cuando el enrolamiento se realiza mediante enlace; acceso de los Usuarios con Cuenta que tengan permiso de validación a esa imagen para aprobar o rechazar la identidad; referencia biométrica; resultado de la prueba de vivacidad; imagen transitoria de fichada; y resultado de comparación o controles antifraude. Praesenti no está diseñado para inferir edad, género, emociones, salud, origen étnico u otros atributos a partir del rostro.
• k. Navegación y origen de la visita: páginas vistas en los sitios de Praesenti, dispositivo, navegador, identificadores de cookies y, cuando la visita proviene de un anuncio o una campaña, los parámetros de campaña y el identificador del clic.

4. ORIGEN DE LOS DATOS

Los datos pueden ser proporcionados por el Cliente, el Owner, otros Usuarios con Cuenta autorizados o las Personas Vinculadas; generados al usar aplicaciones y Terminales; derivados de configuraciones y registros; o recibidos de proveedores de pagos, infraestructura y soporte. La condición y los permisos de una misma persona se interpretan separadamente en cada Organización.

5. FINALIDADES

DPS Software trata información para crear y administrar cuentas; prestar las funciones configuradas; organizar personal y turnos; registrar asistencia; gestionar intercambios, ausencias y justificaciones; enviar notificaciones; producir reportes y trazabilidad; verificar identidad mediante reconocimiento facial; procesar pagos; responder soporte; proteger el Servicio; prevenir fraude; investigar incidentes; cumplir obligaciones y ejercer o defender derechos. La información técnica puede utilizarse para mantener y mejorar rendimiento, usabilidad y seguridad, preferentemente de manera agregada o anonimizada. Los datos de navegación y origen de la visita se utilizan para medir el uso de los sitios de Praesenti y la efectividad de sus campañas publicitarias, conforme a la sección 15. DPS Software no vende ni alquila datos biométricos, no los utiliza directamente para publicidad y no crea una base facial común entre Organizaciones.

6. BASES JURÍDICAS Y RESPONSABILIDADES

DPS Software trata datos propios de cuenta, contratación, soporte y seguridad para ejecutar la relación, cumplir obligaciones legales y atender intereses legítimos compatibles con los derechos de las personas. Para los datos laborales, la Organización debe definir y documentar una base jurídica válida, informar a sus Usuarios, limitar los datos solicitados y cumplir la Ley 25.326, la legislación laboral y demás normas aplicables. Cuando se utilice consentimiento para reconocimiento facial, éste debe ser libre, expreso, informado, específico y registrable. La selección de “Iniciar verificación” se vincula a un texto previo con enlaces a esta Política y a los Términos. Praesenti registra la persona, la Organización, fecha y hora, versión de los documentos y acción realizada. La Organización debe mantener una modalidad no biométrica cuando resulte necesaria para la validez del consentimiento o lo exija la normativa. Su aceptación de los Términos no reemplaza el consentimiento individual.

7. RECONOCIMIENTO FACIAL

7.1. Enrolamiento

Durante el enrolamiento se realiza una prueba de vivacidad. El proceso puede completarse directamente en el dispositivo de un Usuario con Cuenta autorizado o mediante un enlace que el Cliente comparta con la Persona Vinculada por correo electrónico, WhatsApp u otro canal. Cuando se utiliza el enlace, una imagen del registro se almacena temporalmente por medio de un proveedor de infraestructura cloud y queda visible para los Usuarios con Cuenta que tengan el permiso de validación, exclusivamente para comprobar la identidad y aprobar o rechazar el enrolamiento. La imagen se elimina al adoptar cualquiera de esas decisiones. En el enrolamiento directo, Praesenti no conserva una imagen de enrolamiento. Un proveedor especializado genera y conserva una referencia biométrica para identificar a la persona dentro de su Organización. Las referencias permanecen segregadas por Organización y no se realizan comparaciones entre distintas Organizaciones.

7.2. Fichada

Al fichar se toma una imagen y se aplican controles destinados a reducir intentos de suplantación. La imagen se procesa mediante un proveedor especializado para compararla únicamente con las referencias faciales habilitadas dentro de la misma Organización. Praesenti no conserva la imagen de la fichada después del procesamiento como registro ordinario. Se registran fecha y hora, dirección IP, identificador del dispositivo y resultado de la operación.

7.3. Resultado y limitaciones

El resultado registra o rechaza la fichada. Praesenti no impone sanciones, descuentos ni despidos. La tecnología es probabilística y puede cometer errores. La prueba de vivacidad se realiza durante el enrolamiento; las fichadas utilizan otros controles antifraude que no eliminan por completo la posibilidad de suplantación. Los Usuarios pueden reintentar y solicitar a la Organización la revisión o corrección de una fichada. Toda decisión laboral adversa debe contar con revisión humana y elementos adicionales.

8. DESTINATARIOS Y PROVEEDORES

Los datos pueden ser accedidos por administradores autorizados de la Organización; miembros autorizados del equipo técnico de Praesenti sujetos a confidencialidad; proveedores necesarios; autoridades competentes; o terceros cuando sea necesario para proteger derechos. Para prestar el Servicio pueden intervenir proveedores especializados en comparación biométrica y prueba de vivacidad, infraestructura y almacenamiento cloud, procesamiento de pagos, comunicaciones, notificaciones, soporte, y medición y publicidad. Cada categoría recibe únicamente la información necesaria para cumplir su función. El acceso a datos personales está restringido a personal expresamente autorizado según sus funciones y necesidad de acceso, y a los proveedores necesarios sujetos a obligaciones apropiadas de confidencialidad y seguridad.

9. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

El reconocimiento facial implica tratamiento de datos en Estados Unidos y, por lo tanto, una transferencia internacional. Otros proveedores, como Google para las herramientas de medición indicadas en la sección 15, pueden procesar información fuera de Argentina según la ubicación necesaria para prestar sus servicios. DPS Software y el Cliente, por medio del Owner o de los Usuarios con Cuenta autorizados en la Organización, deben brindar la información y aplicar las autorizaciones, excepciones o salvaguardas exigidas por la Ley 25.326, el Decreto 1558/2001 y las normas de la Agencia de Acceso a la Información Pública. DPS Software no destina las imágenes biométricas a mejorar servicios de terceros. Como determinados proveedores de inteligencia artificial pueden, según sus condiciones, almacenar o utilizar contenido para mejorar sus servicios si no se configura una exclusión efectiva, DPS Software debe mantener esa exclusión activa antes del tratamiento biométrico en producción y conservar evidencia de su configuración.

10. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

Los datos de cuenta y contratación se conservan durante la relación correspondiente y luego por los plazos necesarios para obligaciones fiscales, contractuales, prevención de fraude y defensa. Los datos laborales se conservan mientras el Cliente mantenga activa la Organización o de acuerdo con sus instrucciones y obligaciones. El cierre de un acceso individual no elimina por sí solo la Organización ni los registros que pertenecen a ella. La desvinculación de una persona elimina su referencia facial activa del proveedor especializado cuando corresponda, pero no elimina automáticamente fichadas, auditorías, justificaciones o logs que forman parte de los registros de la Organización. La imagen temporal del enrolamiento mediante enlace se elimina al aprobar o rechazar. El enrolamiento directo no conserva una imagen. Las imágenes tomadas al fichar se procesan transitoriamente y Praesenti no las conserva como registro ordinario. La eliminación de una Organización activa la eliminación inmediata de sus datos en los sistemas operativos conforme al flujo vigente, salvo información fiscal, contractual o legalmente necesaria. Copias técnicas administradas por proveedores o backups, si existieran, se eliminan o sobrescriben conforme a sus ciclos y no deben restituirse al uso ordinario. Tickets y registros de seguridad se conservan durante el tiempo necesario para soporte, investigación, auditoría y defensa. DPS Software evita conservar datos durante más tiempo del necesario para su finalidad.

11. SEGURIDAD

DPS Software aplica medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo, destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, prevenir accesos o tratamientos no autorizados y limitar el acceso según funciones y necesidad. Ningún sistema es absolutamente seguro. Ningún sistema es absolutamente seguro. El Cliente debe proteger credenciales y dispositivos, configurar permisos, revocar accesos y mantener las Terminales bajo control. Ante un incidente material confirmado, DPS Software informará y cooperará conforme a la ley, su rol y la información disponible.

12. DERECHOS DE LAS PERSONAS

Toda persona puede solicitar acceso, actualización, rectificación y, cuando corresponda, supresión o retiro del consentimiento. Las solicitudes vinculadas con asistencia, turnos, justificaciones o reconocimiento facial deben dirigirse principalmente al Cliente por medio del Owner o de los Usuarios con Cuenta autorizados en la Organización correspondiente, porque el Cliente decide ese tratamiento. También pueden enviarse a [email protected] para su derivación o asistencia. Una cuenta que la persona utilice en otra Organización no debe emplearse como canal para esta relación sin una vinculación específica. El acceso debe responderse dentro de diez días corridos desde la solicitud válida. La rectificación, actualización o supresión debe atenderse dentro de cinco días hábiles, sujeto a las excepciones legales. El retiro del consentimiento no afecta tratamientos anteriores lícitos. Para reconocimiento facial, la Organización debe deshabilitar la modalidad y gestionar una opción no biométrica cuando corresponda. El titular puede ejercer gratuitamente el derecho de acceso a intervalos no inferiores a seis meses, salvo interés legítimo conforme al artículo 14 de la Ley 25.326. La Agencia de Acceso a la Información Pública puede recibir denuncias y reclamos relacionados con protección de datos personales.

13. PERSONAS MENORES

El reconocimiento facial de Praesenti no está autorizado para menores de dieciocho años. La Organización debe verificar la edad. Como DPS Software no recopila necesariamente fecha de nacimiento, la falta de un bloqueo automático no constituye autorización para enrolar a una persona menor.

14. DECISIONES AUTOMATIZADAS Y CORRECCIONES

Praesenti puede producir resultados automáticos de coincidencia o rechazo, pero no deben utilizarse como única fuente de decisiones con efectos laborales adversos. La persona puede solicitar revisión humana a la Organización. Usuarios autorizados pueden corregir fichadas y Praesenti conserva trazabilidad de la modificación conforme a la funcionalidad disponible. Las correcciones no deben utilizarse para alterar derechos laborales ilícitamente.

15. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio y las aplicaciones pueden utilizar cookies, almacenamiento local o tecnologías equivalentes necesarias para autenticación, preferencias, seguridad y funcionamiento. Además, praesenti.app y los sitios de Praesenti utilizan Google Tag Manager y Google Analytics para medir cómo se usa el sitio y de qué campaña o sitio proviene cada visita. Cuando una persona llega desde un anuncio de Google, Praesenti conserva el identificador del clic y los parámetros de campaña junto con el alta de la cuenta, y puede informar a Google Ads, de forma asociada a ese identificador, si la cuenta alcanzó determinados hitos (por ejemplo, crear una Organización o contratar un plan), para medir y mejorar sus campañas. Estas herramientas no se utilizan en las pantallas de fichada, Terminales ni reconocimiento facial, y no reciben datos de las Personas Vinculadas. Las cookies de medición pueden bloquearse o eliminarse desde la configuración del navegador sin afectar el uso del Servicio. Google trata estos datos conforme a sus propias políticas, disponibles en policies.google.com.

16. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

DPS Software puede actualizar esta Política por cambios legales, técnicos o del Servicio y mantendrá disponible la versión vigente en praesenti.app/privacy. Los cambios materiales se comunicarán al Owner mediante los datos de contacto asociados a la Organización afectada, el panel administrativo u otro medio contractual razonable. También podrán comunicarse a los Usuarios con Cuenta que tengan permisos administrativos en esa Organización. El Cliente, por medio del Owner o de los Usuarios con Cuenta a quienes asigne esa función, debe informar oportunamente esas modificaciones a las Personas Vinculadas y obtener y conservar una nueva aceptación o consentimiento cuando cambien la finalidad, las categorías de datos, los destinatarios, las transferencias o la base jurídica, antes de continuar el tratamiento afectado. DPS Software no asume el envío de avisos individuales a personas sin cuenta o canal directo con DPS Software. Que una persona tenga una cuenta por su participación en otra Organización no obliga ni autoriza a DPS Software a utilizarla para comunicaciones relativas a la Organización en la que sólo figura como Persona Vinculada. Todo ello se entiende sin perjuicio de las obligaciones inderogables que legalmente correspondan.

17. CONTACTO

DPS SOFTWARE S.R.L. — CUIT 30-71606570-3 San Isidro Labrador 1250, Jáuregui, CP 6706, Provincia de Buenos Aires, Argentina Contacto legal y de privacidad: [email protected] Soporte Praesenti: [email protected] — WhatsApp +54 9 11 2522-7772